重度拖延,如何用XMind进行高效的时间管理?

「拖延症」让你既无法高效执行,也无法快乐地享受当下。疫情期间在家办公有更大的时间自由,但对个人的执行力有更高的要求。今天和大家分享下如何用 XMind 来进行高效的时间管理。

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人为什么会拖延

人为什么会拖延?总结了以下这几个拖延的缘由:

1、把任务想得过度巨大,导致心里的畏难情绪高涨,不想动手。

在一件事情没有真正开始动手前,我们总会把它想得特别复杂特别困难。比如说写一篇你不熟悉领域的专业文章,你觉得难不想动手,一直找其他理由和借口进行拖延,拖到最后一天实在不行了,拼命翻材料发现原来两小时就可以写完。

2、精力的不合理利用,无时无刻不觉得困顿,注意力难以集中。

精力状态不佳的人更容易拖延。朋友圈/微博/知乎/抖音/豆瓣/B站/游戏都很好玩,当你熬夜沉迷于虚拟世界中的快乐夜夜笙歌时,你会发现每天的白天都很困。而当你没有一个较好的精神状态去应对工作中的难题时,你会发现不管做什么任务都很难。

3、无处不在、持续不断的干扰源,专注力变成稀缺资源。

打开电脑开工十分钟,猫开始在旁边狂蹭,求抚摸。一顿骚操作后,同事A开始在群里面 @ 你,带薪聊天,积极参与。快递喊你下楼,你妈喊你吃饭,手机上弹出的各种提示…干扰源无处不在,要认真工作真的很难。

4、人是擅于自我欺骗的动物,遵从内心的本质是懒于动脑。

当你对当下的任务感觉到难时,大脑就会驱使我们将注意力转向其他更容易的任务,以获取精神上的愉悦和满足。所以你会不知不觉间在回复通讯消息、浏览网页等事情上花费大量时间和精力,被繁琐杂事占满日程。

高效的时间管理方法

拖延的成因,或许每个个体的情况都不一样。作为最了解自己的人,其实大家都知道自己为什么喜欢拖延,但懂不等同于执行力。到底如何克服拖延,今天和大家分享下几个切实可行的方法。

用 XMind 来进行日程管理

日程管理工具无数,大家可以选择适合自己的工具使用。酱选择用 XMind 是因为可以和周报进行打通,形成一个比较完整的任务管理流程。除此外,还有这些方便:

批量整理待办事项

很多待办工具,不管是日历式的,还是清单式的,一上来就进行细项的罗列其实并不友好。很多时候我们脑袋中对于任务其实只是有一个大致的概念,比较混乱。特别地,当你有很多杂事和任务需要完成时,用思维导图进行呈现会更清晰。

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拆解和颗粒化任务

思维导图树状的结构可以无限进行延展,可以让你将任务进一步进行细分,拆解到可完成的程度。

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轻松调整优先级

当你将待办列出时,拖动即可轻松调整顺序。也可以用软件内自带的标记来标注优先级和任务的完成状态。

运用「ZEN模式」和「仅显示该分支」

巧妙运用这两个功能,可以让你在整理待办事项时更专注,效率也更高。

具体的时间管理流程

接下来我们就以周为时间单位来进行具体的待办事项的管理和执行。

Step 1 收集

在这步需要做的,就是尽可能把目前所需要做的事情都罗列出来。在这一步完全可以不考虑事情的轻重缓急,只需要把当前所有困扰你的、需要完成的事项都进行罗列。

Step 2 整理

在第一步的基础上进一步拆解任务,让任务拆解为可执行的程度。并预估完成时间,设定硬性截止期限。

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Step 3 排序

根据事情的轻重缓急,来进行任务的完成顺序排序。这点在 XMind: ZEN 中十分方便,只需拖动调整主题的位置即可,或者用标记来进行优先级的划分。

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Step 4 执行和反馈

创建每日流程,在每天开始工作前,明确好今天需要完成的任务,帮助自己快速进入工作状态。每完成一个任务,就可以在思维导图中进行更新,用快速样式划去,体验划掉待办的快乐。

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Step 5 总结

在每天结束时,都可以回顾下今天的计划,完成了哪些工作,还有哪些未完成。在每周结束时,回顾下这周工作的完成情况,及时做好调整与安排。定期对工作成果进行复盘,并及时做好总结。

酱每周都要交周报,在以上的基础上修改下就可以当周报交了。

提高执行的效率

做好了时间管理的计划后,最重要的还是执行。那么如何提高单位时间内的专注度,保障自己的单位时间内工作质量?

番茄工作法

番茄钟的根本原理其实很简单,将时间进行合理切割,在固定时间内进行专注和休息的转换。一般以 25 分钟为一个周期。这边其实可以根据自身情况来进行调整,如果你专注力比较强,可以尝试 30 分钟、40 分钟甚至 50 分钟。最主要的是,在专注时,全身心地投入手中的工作中。

一次只做一件事

Deadline 是第一生产力,给要完成的任务定时间期限。在单位时间内,一次只做一件事,将精力集中于攻克一个难题。

隔绝干扰,打造专注的工作氛围
  • 养成习惯和流程:将工作模块化,在固定时间集中处理无法避免的浮浅活动,如微信、回邮件等。
  • 做好工作安排:将一天的时间划分出不想被打扰的时间块,集中精力处理那些比较棘手的难题。
  • 控制干扰源:把手机 APP 的提醒功能关掉,比如微博,微信,淘宝,等各种社交网络。
  • 适时断网:需要进行深度工作/脑力工作时,关闭即时通讯设备。
  • 不秒回信息:根据事项紧急程度确定是否要“秒回”信息。最好的方式是找个时间集中处理。
  • 尝试白噪音:如果周围的环境很容易让你分心,可以戴上耳机,让白噪音充盈你的耳朵。

今天的分享就到这里,衷心祝大家战拖胜利,活出自己的专注人生~