浇灌一棵“业绩树”:如何用XMind高效总结和记录

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职场人常遭受总结困扰,逢周末、月末、季末、年末,免不了写阶段总结;逢上级检查、领导调研、绩效考核,难免又写专项总结。一提到总结,很多人脑袋会嗡嗡作响,甚至一筹莫展。今天,板儿砖将和大家分享他的业绩树方法,有了这棵业绩树,写总结、作报告将是一件开心愉快的事儿。


我是 XMind 重度用户,每天都用 XMind 画思维导图。所谓“业绩树”,就是用一张思维导图分门别类地记载自己所做的主要工作,每完成一项工作,业绩树便会多出一条新枝叶,一年下来,看着一棵根深叶茂、赏心悦目的业绩树,心中满满成就感。其实成就感是次要的,重要的是在 XMmind 陪伴之下,日积月累思考所形成的全局观、方向感。接下来,说说我是如何构建一棵业绩树的。

01 梳理工作门类

套用会计术语,就是罗列工作任务的“一级科目”。既然是一级科目就不宜过细,应当是概括的,甚至是抽象的。依我的习惯,工作门类通常有七、八个,它们是业绩树最靠近根部的枝干。

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02 列示工作主题

这里所说的工作主题,可以理解为你的年度工作要点,就是在工作门类之下罗列相应的关键目标或主要计划。工作主题是业绩树的“二级科目”,隶属于相应的工作门类。至此,业绩树主体枝干就形成了。

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如果说工作门类、工作主题更多体现的是计划性,那么接下来要说的则属于工作结果范畴。我们日常所做的主要工作,应当是年度或月度计划的再分解,所以理论上,日常完成的主要任务均应支撑相应的工作主题。

03 总结提炼已完成任务

业绩树的“三级科目”,重点体现已完成任务对工作计划的支撑、支持。所谓“总结提炼已完成任务”,就是站在一定高度,审视、概括、提炼、认定过去一段时间的工作成果,并将其总结提炼成一句话,列入业绩树,去支撑相应的工作主题,力求做到简练、贴切、信息足。这是业绩树最重要、最关键的内容,也是最直接体现业绩的部分,更是日积月累要花费一定功夫的地方。一方面,需要及时补充关键进展,你忙了十天半月,到底取得了什么成果,实实在在的干货有哪些,都应体现在这里;另一方面,随着量变积累成质变,工作目标已实现,工作计划已完成,应对曾经写下的过程类进展进行修正提炼。

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为什么要站在一定高度?视角不同,见识则不同,格局就是这样修炼而成。提高站位会帮你从多个维度审视工作。为什么要概括和提炼?许多人喜欢用大段文字来制作思维导图,这种缺乏概括提炼的“导图”不仅难于传递思维的魅力,更难于让导图作者得到思考的锤炼。长期使用XMind的收获之一,就是能用一句话说清一件事。为什么要强调“信息足”?多数人进行概括思维会丢失信息,甚至越概括越抽象,越提炼越丧失鲜活,这是需要长期磨练的,只有不断思考磨练,语言才会丰富、贴切、高效。

说到这,我要大赞 XMind 2021 新推出的“插入笔记”功能,简直太贴心了!思考过程中产生的那些难于割舍的关键信息、诠释信息,统统可以放入笔记,业绩树会变得十分简洁。更给力的是,“插入笔记”支持查找功能!同学们,别只用文件夹管理文档啦,学会使用XMind笔记功能,将大大提升你的文字管理效率。

顺便说说 XMind 标签。在业绩树的“三级科目”中,建议大家使用标签功能,给已完成任务顺手贴几个标签,可为日后多维度检索带来极大便利。我的常用标签包括讲话、汇报、计划、总结、统计、通知、报告、方案等等。XMind 标签功能非常便利,但运用标签的能力因人而异,构建一套适合自己的多维度标签体系,会极大提升思维导图信息管理效率,但这并不容易,建议大家从单一维度做起,由简到难,慢慢摸索。

04 添加关键备注

这是业绩树的“四级科目”,备注信息主要包括任务完成时间、成果文档等。一项任务是何时完成的,一定要备注日期,日后大有用处。我常用的格式是“年度+月份+第几周”,例如“202107-2”表示2021年7月的第2周,标记周数便于整理周报,这取决于个人工作习惯。多数情况下,工作任务的成果会是一份或几份文档,可以用插入附件的方式挂到业绩树上。需注意的是,随着附件增多,业绩树文档可能会迅速变大、运行缓慢,建议大家有所选择,不要什么都往树上挂。前面提到“插入笔记”功能,关键的文字段落可粘贴到笔记里,这是我接下来要尝试的,应当比上传附件轻便很多。

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为什么业绩树会让写总结、作报告变得轻松?除了那句“把功夫用在平时”的老生常谈外,还有两个原因:第一,业绩树会提供一个全局视角,在你不停浇灌过程中,已然成竹在胸。第二,总结、提炼、更新已完成任务是一项日常修炼,随着思路越发清晰,语言文字越发贴切,众多素材整整齐齐摆在那儿,如此优秀的你,还担心无从谈起吗?

赶快行动,种一棵参天大树!

附:业绩树示意图

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