如何用 XMind 让项目管理效率起飞?

本次我们邀请到了人力资源领域的 XMind 达人齐小Q,作为资深 HR,她将 XMind 灵活地应用于工作中的方方面面,尤其在项目管理方面有自己独到的使用心得,让我们一起来听听她的分享。

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喜欢思维导图的伙伴们大家好,我是小Q。很开心能跟大家分享我的思维导图应用场景,今天我分享的主题是:「互联网老兵如何利用导图提升工作效率」。下图是我的自我介绍~

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01 人力资源管理师

我是一名人力资源管理师,十余年的HR从业和管理经验。曾在咨询公司为众多知名企业实施过人才培养项目。近五年一直在互联网企业主攻人才发展和培养方向。

02 企业培训师

我也是一名企业培训师,擅长知识萃取,通识课程、管理课程的开发和讲授。教学无数,但更开心的是教学相长,每次都能从学员身上获得新的启发和收获,践行终身学习。

03 思维导图笔记达人

我更是一名思维导图的爱好者,喜爱导图的表达方式,工作生活中践行导图2年多。擅长使用导图制作读书笔记、课程卡片、管理项目、文章精炼等。

以下是本次我的重点分享内容:

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作为一名互联网老兵,深感互联网企业中节奏之快。所以效能就成为了组织最关注的话题。

那么提升自身以及团队的效能就成了管理者义不容辞的责任。

同时作为一名资深HR,人才的培养和发展每年都会有很多的项目并行实施,确保为企业战略目标提供充足高质的人才储备。

如何提高这些项目的计划、跟进和运营的效率?这一直是我在探索和践行的目标。

小Q平时喜欢用导图帮助自己思考解决问题,慢慢地就开始用导图管理项目。因为它既能清晰地了解项目全貌,又能够很好的为团队和组织进行知识管理。

那么接下来为大家分享我平时是如何利用导图来管理项目的。以人才培养项目为例,我通常会将项目分为三个阶段:

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01 项目计划期

1、项目需求分析

通常在项目规划期会进行需求分析,这个需求的来源一般有两个方向,判别清楚需求才能有的放矢地进行项目规划。

通常项目需求来自组织和员工两个方面:

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1)来自于组织需要

组织有哪些需求?这个问题可以从以下三个方向进行解答:

  • 企业战略:例如企业战略是用服务构建核心竞争力,那与服务相关的培训就是需求来源。

  • 绩效评估分析:例如某个区域绩效评估持续低于平均水平,那帮助这个区域解决低绩效的问题就是培训的目的。

  • 岗位胜任力:例如核心岗位的新进员工,除了要通过入职培训尽快帮助他们了解企业文化快速融入企业外。还需要给与岗位胜任力辅导培养,这样他们才能掌握自己岗位的核心知识、技能。

2)来自于员工自我成长

通常HR会和员工的直属上司共同为员工制定职业生涯规划,帮助其个性化发展。具体的项目需求还需要通过访谈和问卷等方式进行进一步深入了解和澄清。

一般情况下我会使用导图把收集到的项目信息进行汇总整理,方便让访谈对象能整体了解此次访谈的目的和背景信息。

涉及到的各方面访谈问题会提前进行拟定,保障在访谈中聚焦重要问题,避免遗漏。

使用导图梳理问题清单也方便留痕,作为知识积累。

2、具体的项目规划考虑事项

需求了解清楚,接下来就会针对需求分析的结果进行具体的项目规划了。通常一个人才培养项目我会从以下几个方面入手考虑,在项目开始前就保障项目规划完整性、可行性。

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1)项目的目的与背景

  • 项目背景:现状的阐述,目前出现什么问题?遇到了什么挑战以及瓶颈?

  • 项目目的:做这个项目对组织有什么意义?组织能得到什么?

2)项目目标

用一个什么样的结果来证明达到了此次项目的目的。在这里,可以注意一下目的和目标的含义有所不同:

  • 目的:务虚,倾向于「要什么」

  • 目标:务实,倾向于「结果」,是对目的达成的一个衡量标准

3)项目周期

即,整个项目完成(包含项目规划、实施运营、收尾复盘等阶段)需要多久。

有些大项目中也包含子项目,需要分别进行预期规划。具体每项任务的时间周期可以放在具体方案中进行详细规划。

4)项目预算

这一项很重要,俗话说:大军未动,粮草先行。作战时兵马还没出动,军用粮草的运输要先行一步。同理,项目正式启动前我们需要做好准备工作,尤其是资金方面。

  • 整体项目是否涉及资金使用?
  • 如果涉及,预算范围是什么?
  • 这笔预算是否在年度预算范围内?
  • 是否需要额外支出的申请?
  • ……

要考虑清楚这些问题,并提前做好相应的准备。

5)项目具体方案(以人才培养方案为例)

每个项目方案都会有弊有利,可以先通过导图发散思考讨论,再聚敛规划各方面最适合当下的方案。具体包含:

  • 培养对象:此次项目培养的关键人群(具体到事业部-区域-城市-部门),可以在思维导图中插入整体项目对象清单的附件,以便后续使用。

  • 讲师候选人/备选供应商:盘点出此次培养项目中有哪些讲师/供应商符合标准,如果是需要外部供应商的支持更要关注项目预算情况。无论是讲师还是供应商建议都规划好 Plan B,以应对突发情况。

  • 项目任务分工及时间表:此处需要把项目拆解成具体的任务,并对参与此项目的成员进行详细分工(包含每项任务详细要求标准及时间表、使用工具、资料等)。

6)项目风险预估与应对方案

建立风险预估系统,助推项目的顺利推行。我一般会通过导图来发散思维,并整理归纳,最终选择合适的应对方案。通常我会考虑以下几个问题:

  • 保障项目顺利进行的因素有哪些?
  • 影响项目中断/效果不佳的因素有哪些?
  • 预防项目中断/效果不佳的应对方案有哪些?

项目规划期利用思维导图进行各要素的思考、策划不仅能够调动我的思维,也方便看到项目的全貌,每个要素的设计都能够与其他要素进行关联思考。

02 项目实施期

在项目进入到实施期前,一般我会召开项目启动会,让所有参与项目的人员都清楚此次项目的目的、目标以及方案分工,也就是规划期我所做的那张思维导图。目的是为了拉齐大家对这个项目的认知,让后续的实施合作更加顺畅。

在项目实施期间,我通常会利用导图做两件事情:

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1、项目跟进

根据项目的不同可以选择周期性跟进(每天/周/月:根据项目周期大小、成熟度情况决定)或里程碑/关键节点跟进

思维导图可以制作项目任务检查清单,在跟进过程中根据清单逐一检查任务是否有按照时间和质量标准完成。

完成的做好记号,可以利用XMind中的「图标」功能,并打开图例显示;

未完成的需要跟负责人员沟通原因,并标记好再次核对的时间周期,这个也可以利用XMind中的「标签」功能。

2、问题发现与解决

针对未完成的任务、突发状况、遗漏的风险因素的情况需要及时进行沟通讨论,并拟定下一步的应对方案,避免扩大对整体项目的影响。

每次我会把出现情况的原因,以及确定的应对方案,补充到整张规划的思维导图中。一方面为项目结束后的复盘做记录,另一方面也是在做经验的留痕,为下一次项目做预防铺垫。

03 项目复盘期

每个项目结束,复盘是至关重要的一环。

只有经历过复盘,你吃过的亏、受过的苦才会真正成为你走向成功的基石。复盘就是用经验提升能力,把经验转化成能力的过程。

过去我对复盘有一个误区:认为「复盘」就等于「我做了什么」,俨然就把复盘变成了「项目结案报告」。

然而,不断地复盘实践中我发现复盘的关键的是:我能够从中获得什么?在这个项目/任务中,有哪些东西我可以提炼总结成方法论,迁移到别的地方?永远从过去获得力量,来帮助我更好地面对未来

我的项目复盘一般会经历四个部分:

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1、明确目标

复盘的第一件事就是要求我们停下来,先什么也不干,只是安静地、谨慎地去明确一下我们的方向,看看我们当初定的目标是什么?这个阶段我们当初定下的目标是否顺利达成?是延期了还是提前了?质量是否合格?

2、发现问题

项目成员共同讨论找到这次项目团队做的亮点和失败点,并将亮点和失败点具体说明,便于后续的原因分析。

3、分析原因

原因分析过程中可尝试复盘工具「5why」深入挖掘真实原因。

  • 亮点的形成原因:这个原因是属于主观原因还是客观原因?真正起作用的关键因素是什么?

  • 不足的形成原因:这个原因是属于主观原因还是客观原因?根本原因是什么?在讨论不足原因时要注意:复盘会不是批斗会,要营造开放的氛围,「对事不对人」。

4、提炼经验及制定计划

行动转化最重要的一步,计划制定过程需要考虑几个问题:

  • 开始做什么? 基于复盘中总结的经验教训,可以开始哪些行动。

  • 继续做什么? 此次团队表现良好,需要保持下去的领域需表扬说明,让成功可以复现或强化。

  • 停止做什么? 项目中出现的错误、纰漏需要重点强调并禁止再次发生。

需要强调的是,在后续实践中,要明确负责人和时限,防止复盘后束之高阁缺乏行动。

敲黑板:

重点是复盘除了需要「回顾和反思」之外,还需要植入「方法和行动」。不要单纯反思后就结束了,那样经验无法转化成能力来帮助我们提升。

通常我会把「回顾和反思」以及「方法和行动」利用导图进行总结,既可以作为经验的传承、也可以作为行动的计划的跟进依据。

04 我的收获

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1、提升全局视角

无论在规划、跟进还是复盘阶段,导图可以帮助我清晰地窥探整个项目的全貌,不局限在某一个节点或细节,提升对项目的全局性视角。而且能够帮我洞察、发现项目关键节点与其他节点的关联影响。

2、提升逻辑思维能力

长期利用导图进行项目规划和复盘,锻炼了我的发散思维和收敛思维,从而保障输出方案的全面性、可行性、多样化和关联性。

总之,在不断地摸索中导图不断地帮助我提升,更加高效地处理工作。

除了工作,生活上导图也带给我大大的惊喜。爱阅读的我以前总是陷入「读完爱忘,想用的时候又找不到」的苦恼。直到近几年使用导图与阅读相结合,升级了我的阅读体验。助我深入阅读且让知识更加「留痕」,因此逐步帮助我提升认知与增强知识的应用。

以上就是我的分享内容,感谢大家的阅读,希望对你们有帮助。

*本文首发于齐小Q的简书,经本人同意授权转载,图文版权均为齐小Q所有。

写在最后:

来自各行各业的 XMind 用户们对于这个思维导图工具进行了深度探究,并在使用过程中发挥出惊人的创造力。为了让每一次分享和发声都能更好地被看见和听见,我们开启了【XMind 高效达人计划】。计划详情戳:XMind 高效达人计划|我如何使用 XMind?

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