拒绝瞎忙,一招教你搞定高效的项目管理

日常工作中很多人都会遭遇以下项目管理的难题:

  • 如何让项目按部就班有条不紊地开展?
  • 如何让项目按时完成并达到 KPI ?
  • 如何进行人员分配,让每个人都能发挥所长?
  • 如何灵活把控项目过程中出现的问题,及时应变和处理?

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所谓的项目管理,目的在于提高对项目的计划和执行,检测项目实施过程中的状态,做好高效的人员分工,从而推动任务的顺利进行。

不管是团队中的项目管理还是个人的任务管理,都需要你有良好的计划和把控能力,今天酱就和大家分享下如何巧妙利用 XMind 中的「标记」,实现高效的项目管理。

思维导图在项目管理中的作用

☉立项前,想清楚到底要做什么

思维导图的作用在于理清思路,当你在项目成立初始毫无头绪不知道该怎么入手的时候,可以用思维导图把头脑中的思维进行可视化的梳理。

在项目成立时,想清楚这个项目到底要做什么。想清楚目标用户特征和核心需求,需要哪些技术支持和驱动,需要哪些人力支持,项目的紧急程度,在把这些想清楚的基础上,就可以开始立项了。

☉计划时,进行精细化的任务拆解

当你在进行任务规划的时候,应确保任务执行的粒度足够细,也就是说任务必须是清晰、具体、可执行的。在这个基础上,将任务和相关的负责人对应起来,并且明确每一个任务的工作量和完成时间。

☉计划时将任务进行优先级安排

为了更好地把控项目的进程,让各个任务有序完成,应通过任务的重要度和紧急度来进行优先级的判断。按照轻重缓急进行事项上的安排,能让你更好地把控项目进度,让一切按计划进行。

而且很多任务具有时间上的承接性,比如一个产品功能的上线需经过「需求发掘-版本规划-方案策划-方案评审-UI 设计-开发-测试-发布」等一系列的流程,哪些任务可以同时进行,哪些任务有先后顺序,都应该合理安排。

☉项目开始执行后,进行进度把控

在项目开始执行后,及时记录进度,检测项目状态是保证项目顺利进行必要的手段。这时,需及时把握项目进度,控制好每一个任务的时间节点。为了保证执行的各个环节不出岔子,应根据具体的执行情况,调整任务目标、资源、进度并修改计划。

巧妙运用标记,进行高效的项目管理

标记是做日程规划、项目管理和一些需要掌控时间节点、进度和人员安排类思维导图的利器。巧妙运用小标记,能够帮你高效地完成轻量级的项目管理。

标记任务的优先级

你可以用旗帜的颜色来标记任务的重要程度,给每个颜色进行优先级的定义,比如红色为重要,黄色次之。

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标记任务的完成顺序

你可以用顺序的标记来表示哪些任务需要先完成,哪些任务可以稍后完成。任务的完成顺序可以和任务的优先级排序结合起来考虑。

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标记任务分配 /人员分工

清晰的人员分配,明确每个人的工作职能和任务是确保团队写作有效进行的前提。为了保证项目的顺利进行,进行合理明确的人员分工十分必须。你可以用各种人像的标记来表示相关负责人。

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标记任务的完成度

在项目执行的时候,可以用任务的进度条标记来表示任务的完成程度。定时记录进度,并及时调整各任务的进度安排,可以保证项目的顺利进行。

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自行定义,灵活运用

除了以上的标记用途,你还可以运用月份星期的标记来表示时间。

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也可以运用符号标记来表示其他你想表达的意义。

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举个具体的例子,比如当你在思考一个新产品上线需要做哪些工作,具体任务怎么安排,时间节点怎么控制的时候,可以运用标记来帮你理清思路。

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为了让别人能读懂你的思维导图,这边有一个小技巧:可以单击空白处,在格式菜单栏里勾选显示图例,并编辑标记的定义。

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当然,这只是一个比较简单的示例,具体工作中遇到的项目会更复杂。但这种轻量级的项目管理方法非常值得借鉴,10分钟就可以画出一个大概,能有效提升你的工作效率。

高效的项目管理不仅能推动项目的顺利进行,让每个人各尽其用,而且能提高项目的完成效率,让你更好地管理产品需求、把控开发进度、提高研发效率,最终推动产品的不断提升。小标记也能有大用途,你 get 到了吗?