远程办公,如何解决效率低下的问题?

越来越多企业自发选择了远程办公模式。但因为沟通不畅而带来的信息不对称、效率低下,甚至内耗等问题,远程对于管理者或员工而言都是难度不小的考验。远程的弊端如何避免?

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酱酱采访了 XMind 的远程办公人员并结合了 37Signals 的远程办公经验和大家简单聊聊远程办公如何解决效率低下的问题。

远程办公的利与弊

关键词:独立性、自我驱动力

在愉快地拥抱远程办公前,我们先来看看远程办公的利与弊。总的来说,远程办公的好处是显而易见的。

对员工来说:

  • 节省了通勤时间,拥有更多时间上的自由度。
  • 允许居住在自己喜欢的城市,节省大城市高昂的房租成本。
  • 避免被频繁打扰造成的时间碎片化,可以有较多独立自由的工作时间。

对公司来说:

  • 可以打破地域限制,网罗全世界优秀的人才。
  • 在一定程度上节省了办公室等固定成本。

然而,因为物理上的距离和缺少形式上的监督,远程办公对员工的自觉性要求会更高。远程不仅需要员工有高度自我驱动力和高度的自觉,还需要员工有较强的沟通能力和独当一面的能力。

对此,IT Collective 的克里斯·霍夫曼解释说:

如果我们总是纠结在信任问题上,那么我们的问题出在招聘环节上。我们不会录用那些无法自觉跟上工作进度并且产生优秀结果的人。我们只聘用那些:专业的,有能力掌握项目进度,并且总是产生阶段性成果的员工。我们不会录用那些需要我们照顾和看管的人。

XMind 是一个小而敏捷的团队,同样的我们也有相当大一部分同事是远程工作。因而在招聘时,独立性和自我驱动能力显得尤为重要,在这个基础上我们再来谈如何提高远程办公的效率。

固定且重叠的工作时间

关键词:同时在线、同步沟通

为解决沟通异步问题,达到真正高效的协同,需要设定「一段重叠的工作时间」。重叠的工作时间十分必要,因为沟通交流上的延迟会拖延整个项目的进度。

有重叠的上班时间是团队得以同步沟通、保持节奏一致的重要保障,即使在远程员工之间有巨大时差的 37Signals,每个团队每天都要保证有4个小时的「重叠办公时间」。

对于员工而言则需要有固定的工作时间。远程避免了通勤时间的损耗,让办公的时间相对自由,喜欢早起百灵鸟或喜欢熬夜的夜猫子的人都可以按照自己的作息节奏来适度调整自己的工作时间。

但为了保证沟通的同步,并让工作时间和休息时间有明显区分,且不陷入日以继夜工作的怪圈,将工作和生活分开,自我设定「上下班」时间很有必要。

高效 Tips:

  • 团队沟通好每个成员必须在线的时间段,做好上班时间的自我管理,请假提前告知,确保关键时刻找得到人。
  • 自我设立上下班的仪式感,比如一坐到电脑前就提醒自己「我准备开始高效工作了」。
  • 利用番茄钟等时间管理方法进行专注和休息,长时间埋头苦干其实未必如想象中高效,对颈椎也不好。

创造无干扰的工作环境

关键词:舒适、隔绝干扰源

正常工作日,办公室里的人们会被各种各样的琐事打断,工作时间被切割成无数的碎片。而远程很好地解决了这个问题。相较于办公室,你会拥有更多独立、完整的时间,让你更快地进入工作状态。

但相应地,不管是家里或是咖啡馆,办公环境相当重要。你需要一个舒适且无干扰的办公环境:顺滑通畅的网络、舒适的桌子和椅子都是必须,除此之外,隔绝干扰源十分必要。

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高效 Tips:

  • 如果是在家办公,尽量开辟出一个相对无干扰的空间,比如说书房,隔绝小孩、家人或猫猫狗狗的打断或干扰。
  • 尽量保持办公桌面干净整洁,自控力较差的人尽量不把游戏机、小说等各种诱惑力大的东西摆在眼前。
  • 确保基础设施的可靠性,搭建好稳定流畅的网络环境,避免关键时刻掉链子。
  • 尽量穿着得体,以防有临时的视频会议。
清晰透明的目标计划和管理

关键词:结果导向、任务拆解

远程协同办公很重要的一点是科学的工作量划分和里程碑设定。在团队中,每个人都不是独自作战,涉及到协同和分工就不得不提到任务的计划、拆解和管理。

Remote 一书中,对管理人员的职责进行了清晰的阐述:

管理人员需要知道完成项目所需要的资源,了解延误可能发生的位置,在关键问题上有创造力,能够把工作进行分解,给正确的人分配正确的工作。管理者需要做非常多的工作,来确保整个工作流程中遇到尽可能少的问题。

就任务的宏观层面而言,将任务透明化非常重要。这样不仅让整个项目内所有的成员都能了解项目的情况和进度,清楚了解自己在整个项目中的情况和位置,且极大地增加了参与感和认同感。

在 XMind,产品总监每年甚至每季度都会规划好各产品所要实现的新功能和要提高及修复的问题,并告知所有相关的人员。做到不止产品、设计、开发都知悉,甚至市场和技术客服的小伙伴也囊括在内。团队的目标一致,大家也对自己的工作的意义有更明确的认知。

就任务执行的微观层面而言,良好的任务计划、执行和反馈的完整闭环非常重要。一般而言,产品经理会用在线文档工具将文档写清楚,在 GitLab 上建立 issue,设立里程碑和交付期,将任务分派给设计和开发。

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设计完成界面设计后也会在 GitLab 上交付给开发。开发完成工作后会提交代码,然后由专门的人进行代码审核,合格后才会把代码进行合并。

结果导向使得整个环节非常清晰和高效,卡在哪里也一目了然。

高效 Tips:

  • 在任务管理上,信息平等很重要,让整个团队知道项目的关键和进度。
  • 在任务拆解上,每个细分任务都要有里程碑设定,并将任务拆解到可执行的细分颗粒度。
  • 有共同的高标准和高要求,对公司整体的做事态度和目标有统一标准的认识。

高效沟通的建议

关键词:借助工具、实时沟通

远程更使得高效沟通这件事变得尤为重要。提高沟通效率,我们可以做到以下几点:

限定时间内回复

远程所造成的异步的沟通方式,延时过长而导致的低效其实很容易克服。这也是我们前面强调的「重叠办公时间」和 Online 的重要性。

沟通前做好充分的准备

所谓沟通,就是逻辑思维的完美配对。思路清晰、细节完备、完整表达都是高效沟通的必备元素。

讲到理清思路不得不提的就是 XMind 了。在进行沟通前,先将自己的思路用 XMind 理清楚,这样在表达上会更清晰,也更有条理。比如以下是市场小伙伴某次分享会的局部内容。

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而当涉及资源整理和资料共享时,用 XMind 的附件功能整理好,能极大减少文件收发的杂乱。

借助工具,高效沟通

可以利用视频在线会议/屏幕共享软件,比如说 Zoom 实现高效的远程协同交流。

在 XMind,经常用到的是 Zoom+XMind: ZEN 的沟通方式。借助 Zoom 进行屏幕共享,用 XMind: ZEN 进行思维展示。特别地,用 XMind: ZEN 的 ZEN 模式,搭配主题折叠和展开功能进行思维展示几乎屡试不爽,省去了做 PPT 的时间黑洞。

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认清每件事的优先级

形成自己的问题处理优先级体系。按优先级分类,再按不同的方式来处理。

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紧急的事情可以用即时沟通工具来解决,最紧急的事情,可以用电话来处理。其余对时间不敏感的问题,可以收集起来稍后集中处理。

不是每个问题都需要立刻解决,打断同事的工作来回答一个并没有那么紧急的事情不仅影响了别人的工作进程,也让你显得没有那么专业。

重视文档的编写

正因为远程让沟通成本变高,对文档的要求也更高。尽可能将细节梳理清楚,提高对细节的重视程度是降低歧义产生的有效方法。

比如 XMind 的开发在动手前会将怎么实现、思路是什么,清晰详尽地记录下来,这样不仅保留了思考的过程,在进行项目协作或交接时会更方便且高效。

降低信息壁垒

保证所有同事在必要的时候,都能得到 TA 所需要的信息,保证员工随时都可以得到与工作相关的内容。

沟通时注意语气和措辞

由于大部分是通过文字沟通,缺少面对面表达的语气和面部表情,因而尽量保持客观且 nice 的沟通交流方式,能极大减少沟通过程中造成的不必要的摩擦和隔阂。

另外,就 XMind 而言,我们主要借助以下的工具来进行沟通和协同:

  • XMind: ZEN:周报、任务拆解和管理、思维展示
  • Zoom:在线会议、共享屏幕
  • GitLab:代码托管、文档协同、bug 追溯和解决
  • 微信:即时沟通工具

工具的选择因人而异,大家可以选择自己喜欢的,最重要的是团队能达成一致。归根结底,远程办公是否高效还是在于员工的自我管理和自我驱动力。

以上就是本次的分享。XMind 一直支持远程办公模式,不管你在世界的哪个角落,欢迎加入我们