如何用文字清晰表达观点?

古有「文官执笔安天下,武将上马定乾坤」,而现在,拥有出色的写作能力也是职场竞争力的关键部分。一封出色的商务邮件,或一段简洁有力的简报,都是你写作能力的体现。

能用文字来清晰表达自己的观点是每一个职场人必备的技能。今天和大家分享下如何写出重点突出、条理清晰的文章。

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1.言之有物:准确传达自己的意图

和文学作品不同,我们在工作中涉及的写作类别更多是为了解释、告知或说服。不管是通知、请示、工作计划,或是会议纪要、报道等,都需要一个明确的目的,让人了解你的意图。

在开始写一篇文章前,先弄明白主要想传递的信息至关重要。尝试用简单的语言把主要想传达的信息写下来,比如说这篇文章中想传递的信息是:如何写出重点突出、条理清晰的文章。确定这个主题后,接下来的就是收集素材和列框架的过程。

2.结构清晰:用结构化的方式组织文章及表达观点

在确定文章的主题后,接下来要做的事情就是搭建文章的骨架,也就是构建全文的逻辑结构。文章的结构其实就是你组织以及表达观点的顺序。我们可以用以下的方法来使你的文章更有条理性:

01.结论先行,开门见山

开门见山是一种更高效的沟通方式。在开头即告知读者文章大意,再在之后的行文中提供支持观点的事例或细节。

先总结,再运用细节作为支撑,这种「自上而下」的写作技巧能够减轻大脑分析信息的负担,从而更容易将你要传递的信息串联起来。

举个例子,这份商务备忘录的主题是建议购买某公司的特许经营权,建议购买特许经营权有三个原因,每个原因下都有相应的例证。这种自上而下的论证过程非常清晰,传递的信息也很容易被理解。读者只需决定自己是否同意作者的观点,无需费劲去理解。

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02.运用结构化的方式

黄金圈的写作法则:Why、How、 What

  • 为什么(Why):我们做这件事情的核心原因。
  • 怎么办(How):我们实现目标的手段、方法。
  • 是什么(What):我们具体去做的每一件事情。

也就是我们为什么要解决这个问题(Why),怎么做才能解决问题(How),需要采取哪些措施(What)。

由于xxx原因(Why),我们要做1-2-3-4等等事情(How),具体操作的要求如下1-2-3-4(What)

举个例子:

比如说苹果公司的理念是:「我们一直坚信,我们所做的每一件事情,都非同凡响,生而不同。我们一直在挑战传统,打破常规。(Why)所以我们在产品设计、工业制造和用户体验上花费了巨大精力,都是为了让我们的用户获得极致体验。我们所有的产品都遵循这一规则。(How)买一台吗?(what)」

用这种方式来行文,可以和读者更好地传递你的意图,从而起到更强的说服效果。

六种常见的写作结构

除了黄金圈写作法则,我们还可以运用以下结构来进行观点的论述。可以根据你的内容来进行结构的选择。

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03.动笔前先列好行文框架

列框架是整理文章思路的过程,当你明确要传递的主要信息和整体文章的框架后,就可以开始进行文章结构的梳理了。

清晰的文章大纲,不仅能提高写作的效率,让你顺畅地进行书写,还能在最大程度上避免文章出现跑题、离题或者冗余啰嗦等问题,因为你对文章的内容有清晰的掌控力,也更能突出文章的重点。

可以用 XMind: ZEN 的大纲视图来列大纲,列好后,就可以开始动笔了。

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3.论证有力:使用准确、具体的例证来支撑

事例和细节是文章的血肉,丰富的细节和恰到好处的事例论证,能让你的文章更饱满也更有说服力。

高手和普通人的差距在于,我们对事物的描述通常都只停留在「是什么」层面上,但高手会进一步描绘「为什么」,为自己的观点进行充分论证,提供强有力的支持。

举个例子。

观点陈述:我具有分析能力。

这是一个非常主观的观点,但也非常单薄,没有什么说服力。

一般支撑论点:分析能力帮助我在阅读和理解财务报告时更好地处理数字。分析能力是良好决断力的客观标准和基础。

这段比上面的观点陈述好了些,加入了一些细节,但不够详细,且没有个性化地去描述自己的优势。

详细支撑论点:在 AC 的工作帮助我形成了良好的分析习惯。我学会了协调口头描述和财务实际。当客户说他们的问题在于高成本时,我会将总成本系统性地分解成独立组成部分。一旦我知道数字所指内容,就会寻找这些数字背后的详细情况。其实有时候问题不在于客户以为的高成本,而在于总体系统中的另一个因素。

观点+细节论证的方式,可以让你的描述更有说服力。丰富的事例和细节往往比单纯的观点更让人印象深刻。

总的来说,只要能做到明确写作意图、用结构化的方式组织文章及表达观点并使用准确、具体的例证来支撑这三点,就可以写出一篇重点突出、条理清晰的文章。

今天的分享就到这里,下期见~